Indien iemand zich heeft aangemeld voor een nieuwsbrief krijgt deze subscriber een eMail ter bevestiging. In deze eMail staat een bevestigings link. Indien de inschrijving niet bevestigd wordt, kan er een remider verzonden worden.

Opt-in en Opt-out zijn veel gebruikte termen welke inhouden dat subscribers zich zélf aan of afmelden op een nieuwsbrief. Bij een Opt-in of Opt-out kunnen automatisch gepersonaliseerde antwoorden verstuurd worden.

Twee onderdelen van een nieuwsbrief systeem zijn subscribers en lijsten.
Een lijst is een verzameling van email adressen gekoppeld aan een bepaald onderwerp waarop men zich kan inschrijven. In de meest geavanceerde versie is het aantal lijsten onbeperkt aan te maken.

Er zijn mogelijkheden de subscribers database te doorzoeken. Bij grote databases kan zo snel en effectief een bepaalde (groep) gebruiker(s) gevonden worden.

Het is mogelijk nieuwsbrieven op te maken middels een on-line wysiwyg programma, gelijkend op het programma Word. Teksten kunnen worden opgemaakt via verschillende letterypen, vet, onderlijnen etc., afbeeldingen upoaden en toevoegen aan de nieuwsbrief. Bij het maken van een nieuwe nieuwsbrief kan gekozen worden voor opmaak in HTML, tekst of beiden. De subscribers kunnen bij aanmelden kiezen in welk formaat zij de nieuwsbrieven willen ontvangen. Ook is het mogelijk om nieuwsbrieven in beide formaten, via MIME, te verzenden, het emailprogramma van de subscriber zal automatisch het juiste formaat weergeven.

Vóór verzending van een nieuwsbrief kan deze middels een preview eerst bekeken worden. Ook kan ter controle een test eMail verzonden worden naar een zelf in te voeren emailadres.

In de meest geavanceerde versie is het aantal lijsten ongelimiteerd aan te maken.
Dit geeft de subsriber de mogelijkheid om te kiezen uit verschillende nieuwsbrief onderwerpen, bijvoorbeeld: de verschillende type auto’s van een bepaald merk waar een subscriber in geïnteresseerd is.

In ieder nieuwsbrief systeem zullen na verloop van tijd eMail adressen in de database aanwezig zijn welke niet meer bestaan.
Via Bounced Email kan de database gecheckt worden op niet bestaande eMail adressen. Vervolgens kunnen deze worden verwijderd. Deze optie is aanwezig in de geavanceerde versie.

Het is niet nodig nieuwsbrieven "on the fly" te verzenden.
Schematisch verzenden biedt de mogelijkheid om een nieuwsbrief voor te bereiden en op te slaan om via een tijdsplanner te verzenden.
Zo is het bijvoorbeeld mogelijk een nieuwsbrief voor te bereiden en verzending te plannen met de release van een nieuw product. Het is mogelijk vezending s'nachts te laten plaatsvinden zodat de server ontlast wordt en overdag gewoon verder gewerkt kan worden.

Via statitieken kan bekeken worden hoe op nieuwsbrieven gereageerd wordt. Grafische statistieken zijn beschikbaar voor het aantal (uniek) geopende eMails, en het aantal keren dat er (uniek) op een link in de eMail geklikt wordt.
Ook worden statistieken bijgehouden van het inschijven en uitschrijven van subscribers.

Door op de website een formulier te plaatsen en subscribers daar naar te verwijzen kunnen subscibers zich aan of afmelden en hun voorkeur voor een bepaalde mailinglijst/onderwerp wijzigen.

Voer op eenvoudige wijze Auto-Responders in om bijvoorbeeld nieuwe subscribers welkom te heten. Instellen dat na een bepaalde tijd automatisch een eMail uitgaat naar de nieuwe subscriber met een welkomst boodschap, is mogelijk.

Een gepersonaliseerde nieuwsbrief  biedt de mogelijkheid om nieuwsbrieven te verzenden die gericht zijn aan de persoonsgegevens van de subscribers, zoals naam en achternaam.
Het voordeel is dat de ontvanger zich meer persoonlijk voelt aangesproken en de ontvangen eMail niet snel als spam zal aanmerken.

In de geavanceerde versie kunnen meerdere gebruikers eMail campagnes voeren, bijvoorbeeld per afdeling. Het is mogelijk deze gebruikers te limiteren op het aantal te versturen eMails en het aantal campagnes.

Er kunnen sjablonen aangemaakt en bewaard worden voor hergebruik. Bij het verzenden kan gekozen worden uit bestaande sjablonen, hiermee word kostbare tijd uitgespaard. Sjablonen kunnen worden aangemaakt voor een complete nieuwsbrief, kop of voetteksten.