Een opt-in regel bij e-mail nieuwsbrieven (mailings) houdt in dat de ontvanger van de nieuwsbrief expliciet toestemming heeft gegeven om zijn of haar e-mail adres toegevoegd te krijgen aan het mailing bestand.

Hiertoe heeft de ontvanger, na zichzelf ingeschreven te hebben op een nieuwsbrief (bijvoorbeeld op een website), een e-mail gekregen met als doel de inschrijving te bevestigen (via een link in het e-mail bericht)

Heeft een ontvanger zich ingeschreven voor een nieuwsbrief op een website maar niet de inschrijving bevestigd via de e-mail dan geldt de inschrijving als niet gedaan.

Een opt-out regel bij e-mail nieuwsbrieven (mailings) houdt in dat de ontvanger van de nieuwsbrief zich altijd kan uitschrijven voor de nieuwsbrief door middel van een weblink in de e-mail. Dit is veelal een geautomatiseerd proces. Mocht zich een nieuwe inschrijving voordoen van hetzelfde e-mail adres moet deze worden geblokkeerd.

Een mailinglist maakt gebruik van e-mail om berichten te verspreiden over Internet. Het woord mailinglist is de aanduiding voor een lijst van e-mailadressen waar nieuwsbrief naartoe gestuurd wordt. Een dergelijke lijst van e-mailadressen kan iedereen aanleggen met zijn eigen mailprogramma. Zo'n lijst staat dan gewoonlijk in het adressenboek van het mailprogramma en stelt de gebruiker in staat een enkel e-mailbericht naar meerdere e-mailadressen tegelijkertijd te versturen.

Bezoekers kunnen zich aanmelden via een aanmeldformulier op uw website. Door in dit veld een eMailadres in te voeren (eventueel ook aangeven welke mailinglijst de voorkeur heeft) en vervolgens dit te versturen word het eMailadres opgenenomen in de database. Vervolgens wordt een eMail verstuurd naar de bezoeker met de vraag de aanmelding te bevestigen. Pas hierna wordt het eMailadres definitief opgenomen in de mailinglijst.

Intellimail is een uitgebreid en serverintensief geheel van software en scripts. Anders dan mailprogramma's die op desktopcomputers draaien of serverside mailscripts, vraagt Intellimail om robuuste servers, die de taken aankunnen waar het programma om vraagt. Indien de software gekocht wordt is het mogelijk om de applicatie op uw eigen server te draaien mits deze aan de systeemvereisten voldoet.

Bij de service pakketten draait de programmatuur op de Intellimail servers, echter, u heeft de volledige controle over uw data en mailings. Uw data is en blijft uw data - altijd toegankelijk. U kunt de gegevens zelfs exporteren en opslaan op uw eigen computer en zo goede backups van de gegevens maken.

Een nieuwsbrief is een eMail bericht die periodiek verstuurd kan worden naar een lijst van ontvangers die zich daar op geabonneerd hebben. De nieuwsbrief kan bedrijfsnieuws bevatten, productnieuws of ander soortige mededelingen zoals vacantieberichten etc.

Het versturen van ongevraagde eMail berichten aan natuurlijke personen is verboden. Rechtspersonen (BV’s, stichtingen en dergelijke) vallen niet onder dit verbod.

U kunt als bedrijf uw klanten ongevraagd een e-mail versturen. Als een bedrijf een eMail adres heeft gekregen bij bijv. de verkoop van een product mag deze berichten naar dat adres sturen, ook als de klant daar niet toestemming voor heeft gegeven.

Maar de wet stelt hierbij wel de volgende voorwaarden: Ten eerste: de berichten die u ontvangt, moeten betrekking hebben op gelijksoortige producten of diensten. Ten tweede: bij de verkrijging van uw e-mailadres moet u in staat worden gesteld om op een eenvoudige wijze bezwaar (opt-out) te maken tegen het gebruik ervan. Dat geldt bovendien voor ieder bericht dat u na de verkoop van de desbetreffende verzender ontvangt.

De mail bevat de mogelijkheid om jezelf van de verzendlijst te wissen. Bij de meeste spam werkt deze mogelijkheid niet.

eMail marketing is het versturen van e-mail campagnes. De voordelen van e-mail marketing zijn onder meer de lage kosten en een campagne kan snel gemaakt en verstuurd worden. Ook is personalisering een belangrijke optie, dit kan eenvoudig gerealiseerd worden. U kunt reacties middels het geavanceerde systeem meten en weet dus snel wat de resultaten van de campagne zijn.

Voor de service abonnementen hanteren wij jaar contracten die stilzwijgend verlengd worden. Na een jaar kunt u het contract opzeggen met inachtneming van 3 maanden opzegtermijn.

Met een double opt-in systeem moeten subscribers twee keer bevestigen dat ze op een mailinglist willen komen. Een bezoeker van een website voert zijn/haar naam en e-mail adres in en verstuurt de informatie. Vervolgens krijgt de subscriber een eMail met een bevestigingslink. Door op deze link te klikken word een website pagina geopend met details over de aanmelding en nogmaals het verzoek om de inschrijving te bevestigen. Dit is dus een dubbele bevestiging, oftewel double opt-in.

De spam eMail is ongewenst en bevat veelal links naar commerciële sites zonder verdere uitleg over waarom de eMail verzonden is en hoe men van de verzendlijst af kan.

In de meeste gevallen betreft de verzender van spam een individu of klein bedrijf dat probeert geld te verdienen met het aanbieden van porno, viagra, haargroeimiddelen, vitamines, diploma's, vergroting van ledematen, gratis credit cards enzovoorts. Maar ook criminele netwerken houden zich bezig met spam, zoals de beruchte Nigeriaanse oplichtingpraktijken. Grote bedrijven verzenden nauwelijks spam. Wel verzenden zij e-mail naar hun klanten, maar dit is wettelijk vaak toegestaan. Deze organisaties zullen in het algemeen goed omgaan met uw gegevens en deze gegevens verwijderen uit het bestand als u daarom vraagt.